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丽江市人大常委会会务制度
来源: 作者: 时间:2015年03月13日 阅读:

 

(2013年7月30日)
 
召开各种会议,是传达、研究、部署工作的重要手段。搞好会议服务、提高会议效率是市人大常委会办事机构和工作机构重要任务之一。为了周密有序,扎实高效地组织好市人大及其常委会召开的各种会议,特制定如下会议服务制度:
一、会前准备
(一)秘书科负责的事项
1、认真领会、详细记录有关领导对拟开会议的意见。记清会议议题、参加会议单位和人员、会议时间、地点以及与会议有关的文件、材料。
2、草拟会议通知。根据领导要求和会议安排,按时限草拟会议通知,会议通知要规范、明确、具体,便于会议的组织召开。
3、精心准备会议材料。凡需要提供会议使用的材料均应提前作好准备,确保及时供利用。交由部门准备的材料也应搞好督促催办和指导工作。
4、负责协调组织会议文件整理、装袋、分发工作。
(二)综合科负责的事项
1、通知参会人员,按通知要求、通知出席、列席人员和其他参会人员。通知要交代清楚会议议题、时间、地点、要求等。
2、通知新闻单位,按规定通知新闻单位,对会议进行宣传报道。
3、整理参会人员情况,形成参会人员名单,向领导反馈参会人员和请假人员情况。
4、记录会议通知情况,以便落实工作和追查相关情况。
5、做好席位排列表。
6、与行政科衔接,将会议时间、名称、参会人员等情况提前通知行政科。
(三)行政科负责事项
1、规范做好会场布置,按会场布置要求,规范做好会场布置。会场布置要做到严谨、简洁、规范。会场服务要做到周到、热情、高效。
2、制作并悬挂张贴好布标、标语,准备好音响设备。
3、通知工作人员在会前清扫、整理会场;准备好茶水,并于会前送到会场。
4、准备桌椅,摆放好,席位牌;检查音响,话筒是否正常,准备好录音器材。
5、摆放好席位牌请办公室主要领导再审核一次。
6、根据需要准备文件袋、证件及其会议其他用品,交文印室及会议筹备机构。
7、大型会议会场布置,会务服务等工作要求提前做好预案工作。
8、市人大常委会各工作委员会(办公室)需在外租用会议室的,各委员会(办公室)将会议议程提前3天送达行政科,统一由行政科与各酒店或外单位办公室联系、预订。
9、需安排食宿的会议,及早作好准备。
二、会中服务
常委会及其办公室召开的会议最少要有一名文秘人员、一名行政科人员和工委秘书人员参加,以便于会中服务。
(一)秘书科负责事项
1、负责会议服务的文秘人员提前30分钟到达会场,检查会场布置情况,发现不周全之处及时处理完善。
2、发放会议材料,做好会议记录。
3、劝阻无关人员进入会场,排除周围环境对会议的影响。
(二)综合科负责事项
1、核实参会人员,对照参会人员名单,核实到会人员。
2、再次通知和催促未到会人员。
3、将到会情况报告会议主持人。
4、协助秘书科发放会议材料。
(三)行政科负责的事项
1、负责会议服务的行政人员提前30分钟到会场,开门、调试音响设备,检查电源。
2、负责录音、播放会议需要的音像资料。
3、排除音响、电源故障以及处理其它临场出现的问题。
4、安排车辆接送需接送的领导及有关人员。
5、安排专人供应茶水。
三、会后落实
(一)秘书科负责的事项
1、拟制会议形成的文件材料。
2、督促查办会议布置的各种事项,并以书面或口头形式向有关领导汇报工作进展和实施中的具体情况。
3、将会议情况及其它具有新闻价值的信息写成工作简报和新闻稿进行通报、宣传。
(二)行政科负责的事项
1、将录音带交文秘人员处理。
2、收拾音响,关闭电源。
3、清理会场,关闭门窗。
4、安排食宿的会议,及时进行结算。
(三)综合科负责的事项
1、负责将收集会议材料,形成文档,按规定送交档案室。
2、督促检查会议需要落实的事项。
(四)常委会各委室要按会议筹备服务的同意要求,认真参与会议的筹备服务工作。各委室工作人员,要服务办公室的协调安排,认真做好会前、会中、会后的各项工作任务。
 
 
 
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